「大丈夫です」。3か月に1度の定期面談で、外国人材の方からいちばんよく聞く言葉です。そして、その言葉から数週間後に「辞めたい」「国に帰りたい」と連絡が来ることも、残念ながら珍しくありません。

S.A.アソシエーションでは、支援している外国人材の方に毎月1回、スマートフォンで1分のアンケートに答えてもらう取り組みを行っています。答えの変化から「退職のサイン」に先に気づき、本人に声をかけ、受入企業には毎月レポートをお渡しする仕組みです。この記事では、その中身と、なぜこの形にしたのかをご紹介します。

なぜ月1回のアンケートなのか

理由は2つあります。

1つ目は、支援の中身が受入企業から見えにくいことです。登録支援機関の仕事は、定期面談、生活相談、役所手続きの同行、受入企業との調整など多岐にわたります。ただ、その多くは企業の方の目に触れません。きちんと支援していても「結局、何をしてくれているの？」と思われてしまう場面がありました。

2つ目は、退職や失踪には必ず前兆があるということです。眠れていない、同僚との関係がぎくしゃくしている、お金に困っている。本人は面談で「大丈夫」と言いますが、サインは出ています。3か月に1回の面談では、その間に起きた変化を拾いきれません。

毎月、短い質問で「変化」を記録し、気になる人に先に声をかける。その動きを受入企業にも共有する。この2つを同時にかなえる仕組みです。

仕組みの全体像

毎月、本人のスマートフォンに専用リンクを送り、都合のよいときに答えてもらいます。答えは自動で判定され、気になる人には担当者が先に声をかけます。受入企業には、月ごとにレポートをお渡しします。

聞いているのは4つのこと＋自由記述

答えるのは6問、所要1分です。名前は専用リンクを開いた時点で入っているので、本人が打つ必要はありません。

1. この1か月、よく眠れましたか
2. 仕事はどうでしたか（量、むずかしさ、体の疲れ）
3. 会社の人との関係はどうでしたか（上司、先輩、同僚）
4. 生活はどうでしたか（お金、住むところ、食事、家族のこと）
5. 話したいこと、困っていることがあれば何でも（自由記述・任意）
6. 担当者から連絡がほしいですか（はい／いいえ）

1〜4は5段階で、絵文字付きです。日本語の読み書きが苦手な方でも、絵文字を見れば答えられます。

文はすべて「やさしい日本語」で書き、母語版も順次用意しています。4つの項目にしたのは、退職や失踪の理由がこのどれかに必ず現れるからです。睡眠は心身の状態、仕事は負荷、人間関係は職場の居心地、生活は職場の外の困りごと（お金や住まい）を映します。

点数より「変化」と「沈黙」を見る

点数が低い人に連絡する、だけでは足りません。退職のサインは、先月より下がった人、自由記述に特定の言葉を書いた人、そして答えなくなった人に出ます。そこで、次のどれか1つに当てはまった時点で、担当者に知らせる仕組みにしています。

「正直に答えても不利にならない」を約束する

本音が出なければ、この仕組みは意味がありません。そこで、本人に次の4つを約束しています。

この約束はフォームの冒頭に毎回表示し、初回は電話か対面で直接説明します。アンケートの結果をもとに企業と相談が必要なときも、まず本人に「会社に伝えてもいいですか」と確認してからです。

逆に言えば、企業の方に個人の回答をお見せできないのは、この仕組みが成り立つための前提です。その代わりに、次に説明する月次レポートで支援の動きをお伝えします。

受入企業には毎月1枚のレポート

月ごとに、企業ごとに1枚のレポートをお渡しします。中身は次の4つです。

企業の方にとっては、支援機関が毎月何をしたかが見えるだけでなく、自社の職場の状態を数字で客観的に見る機会にもなります。人間関係の平均点が3か月続けて下がっていれば、個人の問題ではなく職場の問題かもしれません。そうした相談の入口にもなればと考えています。

特別なシステムではありません

使っているのはGoogleフォームとスプレッドシートです。専用リンクを毎月LINEやWhatsAppで送り、答えが集まると点数や前月との差が自動で計算される。それだけの仕組みです。高価なツールを入れなくても、毎月続けることはできます。

続けるために一番大事にしているのは、結果を返すことです。本人には「あなたが書いてくれたことで、こう動いた」を。企業には「今月はこうでした」を。返事のないアンケートは、いずれ答えてもらえなくなります。逆に、答えると何かが変わると分かれば、本音は少しずつ出てきます。

外国人材の定着は、採用した後に何を続けるかで決まります。「大丈夫です」の裏側に先に気づける支援機関でありたい。そう考えて、この仕組みを続けています。