岐阜県内の介護・福祉事業所の経営者・事務担当者の皆様、これまでの「3ヶ月に一度」の特定技能定期報告が、2026年（令和8年）4月から「年1回」に集約されたことをご存知でしょうか？

報告の回数が減ったことで事務負担は軽減されますが、その分、1年分の活動実績を一気に報告する必要があり、1枚の書類の重みがこれまで以上に増しています。 報告漏れや内容の不備は、特定技能の受入れ停止リスクに直結します。

本記事では、大垣市の登録支援機関であるS.A.アソシエーションが、2026年4月から始まる新制度に完全対応した「特定技能・定期報告マニュアル」を詳しく解説します。

1. 【新スケジュール】報告はいつ、どの期間を出すのか？

新制度では、年度（4月〜3月）の活動内容を、翌年度の初めにまとめて報告します。

※初回となる2026年（令和8年）4月の報告では、2025年度（令和7年度）1年分の実績を報告することになります。

2. 【詳細解説】年1回報告で必要な書類と書き方のポイント

1年分の情報を1枚のシートに集計するプロセスが発生します。特に「月平均」などの算出に注意が必要です。

① 受入れ・活動状況に係る届出書（参考様式第3-6号）

1年間の受入れ人数の推移や、報酬の支払い状況の「総括」を記載します。

• 実務のコツ： 1年間で退職者や新規入社者がいた場合、その時点での「随時届出」と内容が矛盾していないか、過去1年間の履歴をすべて洗い出す必要があります。

② 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（別紙）

新様式では、1年間（12ヶ月分）の賃金支払状況を1つの表にまとめます。

• 月平均の算出： 1年間で支払った総報酬額を、在籍月数で割って算出します。賃金台帳（12ヶ月分）を横に並べて集計する作業が必要です。
• 控除額の確認： 社会保険料、住民税などが適正に引かれているか。特に年度途中で昇給や保険料率の変更があった場合、集計ミスが起きやすいため注意してください。

③ 賃金台帳の写し（1年分）

報告対象期間となる12ヶ月分（4月給与〜3月給与）の全ての写しを添付します。

※比較対象の日本人従業員の台帳も同様に12ヶ月分必要です。

④ 支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-7号）

ここが最も重要です。 報告は年1回になりましたが、「支援（定期面談など）」は引き続き3ヶ月に1回以上行っていなければなりません。

• 面談記録の集計： 1年間に計4回（以上）実施した面談の日付、場所、内容をすべてこの書類に反映させます。1回でも面談を忘れていると、是正指導の対象となります。

3. 岐阜県の事業所が「差し戻し」を防ぐための注意点

提出先の間違いに注意

岐阜県内の法人の場合、書類の提出先は「名古屋出入国在留管理局（本局）」です。岐阜出張所では原則受け付けていません。郵送の場合は「レターパック」など追跡可能な方法を選び、必ず「特定技能定期届出書類 在中」と朱書きしてください。

電子届出システム（オンライン）の活用と優遇措置

2026年からの新運用では、電子届出システムを利用し、かつ過去の運用が適正である（優良な）機関については、「賃金台帳などの添付書類の一部省略」が認められるようになりました。

• 岐阜の介護施設でのメリット： 12ヶ月分の台帳をコピーして郵送する手間を考えると、オンライン化は必須と言えます。

4. 実務担当者向けQ&A（2026年度版）

Q. 5月の期限を過ぎてしまったらどうなりますか？
A. 年に1回しかないため、これを忘れると「1年間ずっと義務を怠っていた」とみなされ、非常に厳しいペナルティを受ける可能性があります。気づいた時点で大至急、理由書を添えて提出してください。

Q. 途中で登録支援機関を変えた場合は？
A. 前の支援機関が行った支援内容と、現在の機関が行った支援内容を合算して1年分を報告する必要があります。期間の切れ目がないよう、引き継ぎ資料を整理しておきましょう。

Q. 外国人が一時帰国していた期間はどう書く？
A. 稼働日数を「0」とし、備考欄に「〇月〇日〜〇月〇日まで一時帰国のため」と明記します。社会保険料の支払いが継続しているか等、台帳との整合性が見られます。

まとめ：新制度への移行は「事前の準備」が9割

「年1回で楽になった」と油断していると、5月の提出間際になって1年分の書類整理に追われることになります。毎月の賃金管理と、3ヶ月に一度の定期面談を確実に記録しておくことが、スムーズな報告の唯一のコツです。

岐阜県大垣市のS.A.アソシエーションでは、新制度に基づいた管理用フォーマットの提供や、定期報告のシミュレーション支援を行っています。「自社の管理体制で大丈夫か不安」という方は、ぜひ一度ご相談ください。